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かえるチャレンジ

20代向けライフハックブログ。20代に向けた健康や仕事、恋愛について公開してます。

仕事の効率が良い人がやってるシンプルな7つのこと

仕事

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残業する人ほど仕事の効率が良くないという話をよく聞きます。

 

 

「私は能力が低いから...」

「仕事ができる人は特別」

 

と思っていませんか?

 

私もそう思っていた頃があります。

ですが、仕事にかかる時間は人によって大きく変わるということはありません。効率の良い人も悪い人でも同じくらいの時間かかっています。

 

仕事のやり方の違いが効率の差を大きくしています。

 

仕事の効率が良い人はどうやって仕事をしているのでしょうか?

 

今回は仕事を効率良くやる方法を紹介します。

 

棚卸しする

まず、仕事を整理します。

 

例えば、服を探す時にキレイに整理しておけば、探す時に時間を短くすることができます。仕事も整理することでわかりやすくなります。

 

・今いくつ仕事を持っているか? 

・どの仕事が優先順位が高いか? 

・今日中に終わらせるべき仕事は何か?

 

TODOリストを作る

人は誰しも忘れっぽいものです。冷蔵庫を開けて「あれ、何取ろうと思ったんだっけ?」という経験は誰もが経験したことあると思います。

 

紙に書き出すことで初めて仕事を整理することができます。今日やるべき仕事、明日に回してもよい仕事、目に見える形にすることで管理しやすくなります。

 

書く時に気を付けるポイントがあります。

 

・優先順位の高いものから書く

・書く必要がないと思うものも書く(例えば、毎日行う進捗管理の報告メールなど)

・期限があるものは余裕を持って終わらせるように早めの期限を設定しておく(午後6時までに送るメールを5時に作り始め5時半には送れるようにしておくなど)

 

完成度80%でもいいからまずやって出してみる

最初から100%の仕事をしようと思わない。

 

最初から100%でできたほうが良いのは確かですが、できる人はなかなかいません。「この人は仕事ができる」とあなたが思っている人もできていないことです。

 

まず80%でもいいので、一度やって出してみることです。

 

他人に見られることで自分の足りない部分に気付けます。自分では完璧と思っても他人から見たら足りないことはよくあります。

 

作る→見せる→修正→見せる→修正→完成

この流れで仕事を取り組むことを意識するのです。

 

何事も一度では上手くいかない考えを持つこと。一人で考え続けるよりも足りない部分を誰かに教えてもらいましょう。

 

時間を図る

時間を測って仕事をします。

 

1日にやるべき仕事はいくつかあるはずです。一つ一つにどのくらいの時間をかけれるかはTODOリストを作っていればわかります。

 

目の前の仕事にかけられるのは30分か1時間か。定時で帰る人は時間に気を付けて節約しているから帰れるのです。

 

休憩時間を決めておく

気分転換は大事です。仕事に没頭するのも良いことですが、何時間かおきに休憩することも必要です。

 

学生時代であれば1時間おきに休憩時間がありますが、社会人になると自分でコントロールします。

 

1時間集中したら5分休憩を取るなどしてリフレッシュしましょう。

 

メールチェックのする時間を減らす

連絡をチェックするのはどの仕事でも大事なことです。ですが、時間を気にせずチェックばかりしては仕事は進みません。

 

チェックする時間を決めて、その時間だけメールを見るように心がけましょう。休憩時間の前後などは効果的ですね。

 

ただし、チェックの際は返信する必要があるものは返信するように。見た時に返信しておけば、あとで送ることを忘れませんし、仕事を一つ減らすことができます。

 

仕事終わりに予定を入れる

職場と関係ないですが、仕事終わりに予定を入れておくことです。

 

誰かと会う約束をしておけば、定時に帰る必要性が生まれます。必要なことがあると、いつもよりも力が出るのが人です。

 

好きなことを予定に入れておけば、仕事のモチベーションアップにも繋がります。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

 

まず試してみて、徐々に身に付けて仕事の効率を上げましょう。思い立ったが吉日です。今日からやるあなたに。

すぐやる人は、うまくいく。(文庫版)

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